Buenas prácticas

Las buenas prácticas en las compras públicas se resumen en los siguientes cinco ámbitos respecto de los cuales el Observatorio ChileCompra entrega recomendaciones, de acuerdo a las características y necesidades particulares de cada uno de los organismos del Estado.

¿Qué es comprar bien?

  • Capacidad de planificación: en esta etapa anterior a cualquier proceso de adquisición se fórmula, en función de las metas y necesidades del organismo, y en forma organizada y estructurada, una programación de los requerimientos de compra –o plan de compra-, propendiendo a la utilización de los mecanismos normales de contratación (uso del catálogo de convenios marco y licitación pública) y sólo cuando circunstancias especiales de mercado así lo aconsejen a mecanismos excepcionales (licitación privada o trato directo). Con la planificación de compras se da la posibilidad de consolidar compras de distintas áreas de la organización obteniendo ahorros por volumen, se evitan parcializaciones de las compras, errores u omisiones en las bases de licitación, establecer plazos cortos para postular, desincentivando la participación de potenciales oferentes y fundamentalmente permite satisfacer oportunamente los requerimientos institucionales.
  • Calidad de la compra: una compra de calidad es aquella realizada en los tiempos adecuados, utilizando correctamente los procesos de adquisiciones, y en que la definición del requerimiento que efectúa un organismo, se ajusta a las necesidades y las características del bien o servicio definidos por el requirente. Con una buena definición de productos o servicios los proveedores pueden ofertar mejor. Para ello se deben explicitar todos los aspectos que es necesario evaluar para realizar la comparación de las ofertas, es decir contar con criterios claros y explícitos para evaluar las alternativas que mejor se ajustan a las necesidades. Por ejemplo, criterios de evaluación mal definidos o mal aplicados en un proceso de compra disminuyen la calidad de las bases.
  • Claridad de la compra: la información contenida en las bases de licitación debe ser clara, suficiente y completa para que los proveedores comprendan los requerimientos y el modelo de negocio del organismo que quiere realizar una compra y puedan así ofertar lo que se está solicitando. En los casos que correspondan estas especificaciones pueden ser el resultado de una consulta o investigación respecto del mercado asociado a la adquisición. Se debe identificar expresamente lo que se quiere comprar, por ejemplo las condiciones de entrega, plazos, formas de pago, etc. Cuando esto no es así, los proveedores realizan, por ejemplo, un alto número de preguntas que intentan aclarar las bases y revertir esa situación.
  • Nivel de accesibilidad al mercado: Eliminar las barreras de entrada al mercado público permite una mayor concurrencia, y por ende, mayor competencia y participación de los proveedores en las oportunidades de negocio. Esto redunda en la obtención de mejores condiciones de compra, tanto en precio como calidad y plazos, entre otros. Los niveles de accesibilidad se pueden medir evitando, por ejemplo, incorporar requisitos mínimos para postular distintos a los que la normativa permite, como solicitudes de garantías por montos excesivos, incorporar multas abusivas o solicitar documentación más allá de la requerida y esencial para evaluar la oferta presentada, etc.
  • Transparencia en el proceso: Implica que un proceso de compras y contratación pública, y toda su documentación asociada, es público y ésta puede ser conocida y accesible para cualquier persona que lo desee. Implica por tanto desarrollar todo el proceso de compras y contratación pública utilizando los mecanismos dispuestos por la Dirección ChileCompra. Implica además, transparentar las razones por las cuales una oferta es adjudicada y otra(s) rechazada(s). Este proceso implica la elaboración de un cuadro comparativo de las ofertas donde se explica por qué la oferta adjudicada entrega más valor de acuerdo a los criterios de evaluación establecidos en las bases. Asimismo, debe existir transparencia en el cumplimiento de las fechas programadas, brindar las respuestas oportunas en el foro, y en el seguimiento del contrato, entre otros aspectos.